1. Wie is verantwoordelijk
Uptick, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98730185, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring staan. Voor alle vragen over je gegevens kun je terecht via info@up-tick.nl of via WhatsApp op +31 6 15 72 30 87. We hebben geen functionaris gegevensbescherming, gezien onze omvang is dat niet verplicht.
Deze verklaring geldt voor de website up-tick.nl, voor het Uptick dashboard en voor onze zakelijke acquisitie.
2. Welke gegevens we verwerken en waarom
We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor een concreet doel. Per situatie:
- Gesprek aanvragen: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en je voorkeursmoment. Doel: het gesprek inplannen en je aanvraag opvolgen. Grondslag: dit is nodig om op jouw verzoek stappen te zetten voordat we eventueel een overeenkomst sluiten, artikel 6 lid 1 sub b AVG.
- Contactformulier en e-mail: naam, e-mailadres en de inhoud van je bericht. Doel: je vraag beantwoorden. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij normale bedrijfscommunicatie, en waar het op een overeenkomst voorsorteert de precontractuele grondslag.
- WhatsApp: je telefoonnummer, profielnaam en de berichten die je stuurt. Doel: laagdrempelig contact. Grondslag: gerechtvaardigd belang, jij begint het gesprek. Op de verwerking door WhatsApp zelf is het privacybeleid van Meta van toepassing.
- Klanten: contactgegevens van contactpersonen, accountgegevens, instellingen en de gegevens die nodig zijn voor facturatie. Doel: de dienst leveren, ondersteunen en factureren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht voor de fiscale bewaarplicht.
- Gebruikers van het Uptick dashboard: accountgegevens, rol, inloggegevens, gebruikslog en instellingen. Doel: toegang geven tot het dashboard, rechten per rol regelen en misbruik kunnen opsporen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met de klant die jou als gebruiker heeft aangemaakt, en ons gerechtvaardigd belang bij een werkend en veilig dashboard.
- Leadgegevens, gespreksnotities en gespreksinhoud die binnen het dashboard worden verwerkt: als een klant via Uptick leads belt, opvolgt en notities laat maken, verwerken wij die persoonsgegevens in opdracht van die klant. Denk aan naam, contactgegevens en bedrijfsgegevens van de lead, de samenvatting van een gesprek en, als de klant meeluisteren heeft aangezet, de gespreksinhoud zelf. Voor die gegevens is de klant verwerkingsverantwoordelijke en is Uptick verwerker. We leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van elke overeenkomst.
- Zakelijke acquisitie: zakelijke contactgegevens van bedrijven die binnen onze doelgroep vallen, zoals naam, functie, zakelijk e-mailadres en bedrijfsgegevens, afkomstig uit openbare bronnen zoals bedrijfswebsites en het handelsregister. Doel: gericht contact opnemen met een zakelijk aanbod. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij direct marketing aan bedrijven. Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken, elke mail bevat een afmeldmogelijkheid en na afmelding benaderen we je niet opnieuw.
- Sollicitaties: de gegevens die je zelf meestuurt, zoals je cv en motivatie. Doel: de sollicitatieprocedure. Grondslag: de precontractuele fase van een mogelijke arbeidsrelatie.
3. Cookies en statistieken
We plaatsen geen cookies of vergelijkbare technieken waarvoor toestemming nodig is. Daarom zie je op deze site geen cookiebanner.
Je taalvoorkeur, Nederlands of Engels, slaan we op in je browser. Dat is een functionele instelling die nodig is om de site in de juiste taal te laten zien, en daar is geen toestemming voor nodig.
We meten het bezoek aan de website met Cloudflare Web Analytics. Die meting werkt zonder cookies, zonder advertentietracking en zonder profielen. De website wordt gehost bij Netlify. Zoals bij elke host verwerken de servers technische loggegevens, zoals IP-adres en tijdstip, om de website veilig af te leveren.
Boek je een gesprek via Calendly, dan plaatst Calendly op dat moment zijn eigen cookies, maar alleen op de pagina's van Calendly zelf, niet op up-tick.nl.
4. Met wie we gegevens delen
We verkopen nooit gegevens. We delen ze alleen met partijen die ons helpen de website en het dashboard te leveren, en alleen voor zover dat nodig is.
Voor de website
- Netlify, voor hosting en het verwerken van formulieren
- Google Workspace, voor zakelijke e-mail en agenda
- Cloudflare, voor bezoekersstatistieken zonder cookies
- Calendly, voor het inplannen van gesprekken
- Meta, voor WhatsApp, als jij ons via WhatsApp benadert
- platforms voor e-mailverzending bij acquisitie en opvolging
Voor het Uptick dashboard
- Vercel, voor hosting van het dashboard, in Frankfurt
- Neon, voor de database, in Frankfurt
- Cloudflare R2, voor bestandsopslag, binnen de Europese Unie
- Resend, voor het versturen van transactionele e-mail
- Meta, voor WhatsApp-berichten aan leads vanuit het dashboard, zodra dat live is
- Google en Microsoft, voor de agendakoppeling, alleen voor het account dat jij zelf koppelt
- een AI-leverancier, voor het maken van samenvattingen en conceptteksten
- zodra bellen vanuit het dashboard live is: een telefonieleverancier, voor het tot stand brengen en vastleggen van gesprekken
Met elke partij die voor ons persoonsgegevens verwerkt, sluiten we een verwerkersovereenkomst. Sommige van deze partijen verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Bij Doorgifte buiten de EER hieronder lees je hoe we dat regelen.
Daarnaast delen we gegevens als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld met de Belastingdienst.
5. Doorgifte buiten de EER
Sommige leveranciers die we hierboven noemen, verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten. In die gevallen steunen we op een adequaatheidsbesluit, zoals het EU-VS Data Privacy Framework, of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Je kunt bij ons navragen welke waarborg voor welke leverancier geldt.
6. Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
| Demo-aanvragen en contactverzoeken die niet tot een klantrelatie leiden | maximaal 12 maanden na het laatste contact |
| Acquisitiegegevens van bedrijven die niet reageren of zich afmelden | na afmelding alleen wat nodig is om je niet opnieuw te benaderen |
| Klantgegevens, waaronder accountgegevens van contactpersonen | gedurende de overeenkomst, en daarna zo lang als nodig voor de afwikkeling |
| Accounts van gebruikers van het dashboard | zolang het account bestaat, plus de afbouwperiode uit de algemene voorwaarden |
| Facturen en administratie | 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht |
| Leadgegevens, notities en gespreksinhoud die we als verwerker voor een klant verwerken | zo lang de verwerkersovereenkomst met die klant bepaalt, daarna verwijderd of teruggegeven |
| Sollicitaties | uiterlijk 4 weken na afronding van de procedure, of 1 jaar met jouw toestemming |
7. Hoe we gegevens beveiligen
De verbinding met de website en het dashboard is versleuteld met TLS, en gegevens die zijn opgeslagen zijn eveneens versleuteld. Binnen de database houden we de gegevens van elke klant gescheiden van die van andere klanten. Toegang tot systemen met persoonsgegevens is beperkt tot wie die toegang nodig heeft voor het werk, beveiligd met sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie. We leggen vast wie bij welke gegevens is geweest en maken back-ups die binnen de EU worden bewaard. We beperken het aantal plekken waar gegevens staan en werken alleen met leveranciers die hun beveiliging aantoonbaar op orde hebben. Ontdekken we een datalek dat risico oplevert voor jouw rechten, dan melden we dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, als het jou direct raakt, ook bij jou.
8. Jouw rechten
Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten:
- Inzage: opvragen welke gegevens we van je hebben.
- Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Verwijdering: je gegevens laten wissen als er geen reden meer is om ze te bewaren.
- Beperking: de verwerking tijdelijk laten stilzetten, bijvoorbeeld tijdens een bezwaar.
- Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder altijd tegen direct marketing.
- Overdraagbaarheid: gegevens die je zelf hebt aangeleverd meekrijgen in een gangbaar bestandsformaat.
- Intrekken van toestemming: waar een verwerking op toestemming rust, kun je die op elk moment intrekken.
Mail je verzoek naar info@up-tick.nl. We reageren binnen 5 werkdagen en handelen je verzoek uiterlijk binnen een maand af. We kunnen je vragen je identiteit aan te tonen voordat we gegevens verstrekken.
Ben jij zelf een lead van een bedrijf dat Uptick gebruikt, dan is dat bedrijf verwerkingsverantwoordelijke voor jouw gegevens, niet Uptick. Neem in dat geval contact op met dat bedrijf zelf. Wij werken daaraan mee en helpen onze klant om jouw verzoek af te handelen.
9. AI en geautomatiseerde besluitvorming
Binnen het Uptick dashboard gebruiken we AI om samenvattingen van gesprekken en conceptteksten te maken, zoals een offerte-e-mail of een opvolgbericht. Een medewerker van de klant leest en beoordeelt elk bericht voordat het wordt verstuurd. Er gaat niets automatisch naar een lead of klant toe. We nemen geen besluiten over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen voor je hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
10. Klachten
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf via info@up-tick.nl. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
11. Wijzigingen
Als onze dienstverlening verandert, passen we deze verklaring aan. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met het versienummer en de datum bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen die klanten raken, informeren we die klanten actief.